Деятельность многих предприятий связана с заключением договоров на поставку товара, приобретение сырья и комплектующих. В каждой компании заключаются договора с работниками. Чтобы документацией было удобнее пользоваться, широко распространена практика ведения самых разных журналов учета. В таком журнале удобно фиксировать, например, хронологию движения отдельных документов и реквизиты договоров.
Вам понадобится
- — журнал учета договоров;
- — договоры.
Инструкция 1 Разработайте форму ведения журнала учета договоров. Она должна отражать особенности деятельности предприятия и быть удобной в использовании. На крупном предприятии можно утвердить такую форму журнала специальным приказом, дополнив его рекомендациями по заполнению документации. 2 Оформите титульный лист журнала. Впишите здесь наименование документа. Отразите название компании и все необходимые ее реквизиты. Проставьте дату начала ведения журнала. В крупной фирме целесообразно вести отдельный журнал учета договоров для каждого структурного подразделения. Пронумеруйте страницы журнала, при необходимости прошейте его и скрепите печатью организации. 3 Разделите рабочие страницы журнала на несколько граф, количество которых будет определяться вашими потребностями и особенностями договоров. Предусмотрите графы для порядкового номера документа, даты заключения договора и его окончания. Отдельная графа будет содержать краткое указание на предмет договора. Указывайте в журнале также лиц, ответственных за выполнение договорных обязательств. 4 Если вы считаете, что электронная форма журнала будет более удобной, разработайте собственный программный продукт для учета договоров или закажите эту работу специализированной организации. В некоторых случаях для такой цели можно использовать программу для работы с электронными таблицами Microsoft Excel. 5 Назначьте должностное лицо, в обязанности которого будет входить ведение журнала. Обычно этим лицом становится сотрудник кадровой службы предприятия
или работник юридической службы. 6 Возьмите за правило вести журнал учета договоров систематически, отражая в нем документацию сплошным образом, а не от случая к случаю. Это позволит руководству предприятия иметь полную картину происходящих в компании процессов и даст возможность быстро ориентироваться в плотном потоке документации.
